秘書の代わりとなってサポートを行う秘書代行サービスでは、ただ電話の対応を行うだけのサービスと考えられていますが、実際には電話の応答から終了、その後の報告まできちんと一貫して行っており、お客様への対応を丁寧に完了させています。電話を受けた後は、決められた時間帯に企業様へ用件をメールや電話で報告しています。
電話での連絡は担当者様への負担となることが多いため、最近ではメール連絡が一般的となりました。メール連絡なら内容を一瞬で把握でき、必要なら文面を読み返せば良いので、オペレーターと担当者様の間で連絡ミスが起きるリスクを減らすことができます。
また、電話代行とは別に「メール代行」に対応している秘書代行サービスもあります。インターネット上でウェブショップを営む個人事業主様は、お客様からの問い合わせや注文メールのひとつひとつがビジネスチャンスです。1件でもメールを読み逃すと、他のショッピングサイトにお客様が移ってしまい、ビジネスチャンスを逸すことにもなります。
そこで、メール代行では業務が忙しい事業主様に代わり、サイト内で取り扱う商品やサービスへの質問、注文やキャンセル、発注などの業務を代行します。クレームなどが入る場合もありますので、随時記録し、再度メールで後ほど事業者様へ連絡をいたします。今までホームページの管理が追いつかず、目の前の業務に手一杯だった事業者様も、この機会にぜひメール代行をお考えください。
